Dokumentacja księgowa przychodów i kosztów

Każdy zapis księgowy pojawiający się w ewidencji musi wynikać z dokumentu sporządzonego w sposób rzetelny i prawidłowy, opisującego operację gospodarczą.

Dowody księgowe muszą być prawidłowe pod względem:

1.      Merytorycznym – czyli zgodne z rzeczywistością.

2.      Rachunkowym – tj. prawidłowo ustalona wartość operacji i nie zawiera błędów w obliczeniach.

3.      Formalnym – co oznacza, że dowód księgowy zawiera wszystkie niezbędne dane i jest kompletny.

Dla dokumentów będących podstawą rejestrowania operacji gospodarczych stosujemy nazwę „dowody księgowe”.[1]

Każdy dowód księgowy zawierać powinien co najmniej:[2]

1)      określenie rodzaju dowodu,

2)      określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,

3)      opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną również w jednostkach naturalnych,

4)      datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę sporządzenia dowodu,

5)      podpis wystawcy dowodu oraz osoby, które wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,

6)      stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca księgowania oraz o ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów – sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania,

7)      numer identyfikacyjny (kolejny) dowodu.

Wymogi stawiane dokumentom :

-          prawidłowość – powinien być sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami,

-          rzetelność – musi odzwierciedlać prawdę, rzeczywisty stan rzeczy,

-          wiarygodność – musi być tak sporządzony, aby nie budził jakichkolwiek wątpliwości  (bez zabrudzeń, zamazywania, wyskrobywania).

Dowody księgowe po zaksięgowaniu powinny znajdować się w miejscu zapewniającym   ich właściwe przechowywanie  (zgodnie z kategorią dokumentu A – trwałego przechowy-wania B – 5 lat). Zasady sporządzania i obiegu dokumentów księgowych. Za ich instrukcjami obiegu dokumentów księgowych. Za ich sporządzenie odpowiada kierownik jednostki (firmy prywatne – właściciel), względnie osoba przez niego upoważniona.[3]

---

[1] Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Dz. U. z 1994r., nr 121, art.20, ustęp 1-5

[2] Ustawa z dnia 29 września 1984 roku o rachunkowości. Dz. U. z 1994r., nr 121, art.21

[3] J. Szwajor, Podstawy księgowości, wyd. Hermes, Kielce 1998, s. 51